Digitaalisen tutkimuksen seikkailut - Devonthink: Espoon paketointi

Siiloräjähdys, Dan Browne, Flickr.

Viimeisimmässä viestissäni selitin, miksi olen muuttanut Evernotesta tutkimuskohteen lähtökohtana. Vaikka olen käyttänyt valtavasti Evernotesta viime vuosina - ja käytän sitä edelleen voimakkaasti myös tulevaisuudessa -, se ei yksinkertaisesti pysty käsittelemään sitä materiaalimäärää, jonka olen heittänyt siihen. Tai ainakaan, se ei pysty järjestämään ja käsittelemään näitä tietoja työnkululle hyödyllisellä tavalla.

Tässä postituksessa esitän, miksi olen käyttänyt toista sovellusta - Devonthink Pro Office (DTPO) - tutkimusprojektien järjestämiseen. Devonthink on vain Apple-sovellus, jossa on sekä MacOS- että iOS-versiot, joten anteeksi jo etukäteen anteeksi niille, jotka vain käyttävät Windowsia. Parin viime kuukauden aikana Devonthinkistä on kuitenkin tullut välttämätön osa työnkulkuani, joten sen perusteella, että tunnen monia tutkijoita, jotka käyttävät nyt Macia, haluaisin kertoa siitä, kuinka käytän Devonthinkiä tutkimuksen tekemiseen tavalla, joka voittaa Evernoten tärkeimmät haitat.

Johdanto Devonthinkiin

Oudosta nimestään huolimatta Devonthinkillä ei ole mitään tekemistä Englannin läänin tai vaniljakastikkeen kanssa. Nimi ilmeisesti viittaa Devonin ajanjaksoon (419–359 miljoonaa vuotta sitten), vaikka minulla on aavistustakaan siitä, mitä tällä on asiakirjojen hallinnassa. Devonthink on tosiasiallisesti ollut olemassa jo useita vuosia, ennakolta Evernotea jollain tavalla, ja sen Idaho-pohjaiset kehittäjät ovat tehneet paljon hyödyntääkseen Macin valtaa tietojesi hallinnassa. Devonthink on pohjimmiltaan tietokanta - tai kokoelma erillisiä tietokantoja -, joka voi tallentaa tai indeksoida mitä haluat, ja vaikka Evernoten tärkein myyntikohta on haku, Devonthinkin on tekoäly, joka voi automaattisesti ryhmitellä tai luokitella asiakirjat ikään kuin taianomaisesti. DTPO on korkein käytettävissä oleva Devonthink-taso, joka mahdollistaa kaikkien asiakirjojen skannerin tuen ja pakatun OCR: n (optisen merkkitunnistuksen). Se on melko kallis, mutta toisin kuin Evernote, se ei ole tilaustuote ja otin sen melko mojova koulutusalennuksella. Se on jokaisen pennin arvoinen.

Erilliset tietokannat - etsi, synkronoi ja nukuta kunnolla

Evernote-viestissäni selitin kuinka yksi suurimmista hankaluuksistani on, että se on yksi tietokanta. Jos käytät sitä kuten minä, henkilökohtaiset tavaroitasi sekoittuvat työhösi, yksityiseen ja ammattiin, joten ilman huolellista organisointia (joko erillisten muistikirjojen avulla tai tunnisteiden liberaalilla käytöllä), voit päätyä tahattomasti näyttämään kollegoitasi kaikki shakshuka-reseptisi tai Tim Farronyou -leikkeet, jotka olet tarttunut verkosta. Devonthink kiertää tämän sallimalla sinun perustaa useita tietokantoja. Kun käynnistät Devonthinkin ensimmäisen kerran, sinua pyydetään perustamaan tietokanta (Saapuneet-tietokanta tulee vakiona). Tämä tietokanta voi elää paikallisesti kiintolevylläsi, mutta Devonthinkin uusimmissa versioissa on myös runsas joukko synkronointiasetuksia, kuten iCloud Drive, Dropbox, WebDav ja paikallinen wifi-sync (joista jälkimmäinen on turvallinen ja hullu-nopea). . Näiden asetusten avulla voit käyttää tietokantojasi kaikilla Apple-laitteillasi, mukaan lukien iOS-laitteissa, joissa on Devonthink to Go. Tietokannat voidaan suojata salasanalla, ja jos valitset synkronoinnin, ne salataan sekä in situ että siirto. Siksi turvallisuudessa Devonthinkillä on kaikki perustat katettu. Tämä pilvivalinnainen ratkaisu tiedonhallintaan tarkoittaa, että olen paljon iloisempi tallentaa luottamukselliset tiedoni, kuten pankkitiliotteet, Devonthinkin valtavaan aivoihin (erityisesti omistettuun taloudelliseen tietokantaan). OCR- ja skannerituella voin jatkaa paperikevyyden olemassaoloa pelkäämättä asiakirjojen kadottamista pilveen tai hakkerointia. Erityisesti se tarkoittaa kuitenkin, että minulla voi olla erilliset tietokannat henkilökohtaiseen elämääni ja erilliset tutkimusprojektit. Tämä tarkoittaa, että kun tarkastelen tietokantaani, näen vain asiaankuuluvaa materiaalia. Koska erilliset Devonthink-tietokannani ovat kevyitä verrattuna entiseen (valtavaan) Evernote-tietokantaani, haku on rakkuloittavasti nopeaa - paljon nopeampaa kuin Evernote - ja voin nukkua järkevästi tietäen, että kukaan ei ole nähnyt lukuisia shakshuka-reseptejäni, ellei haluaisin niitä.

Ei siiloa täällä - ellet halua sitä

Toinen ongelma, jonka havaitsen Evernoten kanssa, on, että mitä enemmän ja enemmän tietoja siihen laitetaan, sitä suurempi on kuilu taikuisten Evernote-asiakirjojen ja tiedostojärjestelmässä olevien tavallisten joe-asiakirjojen välillä. Se on kuin Evernote-asiakirjat on kutsuttu jonkin hulluan juhliin, missä voi tapahtua mitä tahansa, ja tavalliset dokumentit ovat jumissa kotona siemaillen appelsiinimehua. Haluatko järjestää ja etsiä tiedostojärjestelmästäsi asiakirjoja, kuten projektitiedostoja tai tiedostoja, jotka ovat liian suuria tuotavaksi (esim. Elokuvia)? Kovaa, heitä ei kutsuttu.

Devonthinkin avulla voit indeksoida kiintolevylläsi olevat tavalliset tiedostot ja tuoda tiedostoja tietokantaan. Ero on siinä, että vaikka tuontitiedostoja on tietokannassa - à la Evernote - ja ne tallennetaan vain sinne, indeksoidut tiedostot ovat edelleen tiedostojärjestelmässäsi; heihin viitataan juuri Devonthinkissä. Voit avata ne Devonthinkin sisällä, etsiä heitä, muokata niitä ja järjestää ne sopivaksi katsomallasi tavalla, mutta todelliset tiedostot sijaitsevat muualla. Tämän hyöty on ilmeinen jokaiselle akateemiselle, joka on tehnyt merkittävän määrän tutkimusta ja kerännyt kasan digitaalisia asiakirjoja. Voit järjestää ja hakea projektitiedostojasi asiaankuuluvan vertailumateriaalin rinnalla. Voit järjestää ja etsiä materiaalia, joka on liian suuri mahtuvaksi tietokantaan, ad hoc-tiedostoja, joita sinun ei tarvitse säilyttää pitkään, tai tiedostoja, joita ei missään syystä tulisi tallentaa tietokantaan. Ennen kaikkea se antaa tiedostoillesi pääsyn useille ulkoisille sovelluksille samanaikaisesti, välttää silointi-ongelman, jossa joudut laittamaan useita kopioita samoista tiedostoista eri tietokantoihin eniten toimintojen turvaamiseksi (siten vieden tarpeettoman kiintolevytilan). . Joten referenssipäällikköni voi "nähdä" historiallisten lähteideni pdf-tiedostot ja käyttää niitä viittausten tekemiseen, mutta Devonthink voi "nähdä" samat pdfs-tiedostot ja käyttää niitä organisaatioon, hakuun ja merkintöihin.

Parempi organisaatio ja visualisointi

Näyttökuva Devonthink Pro Office -sovelluksesta

Kuten aiemmin selitin, Evernoten organisaation ominaisuudet ovat joustavia, mutta rajallisia. Merkitseminen kiertää monia kaksitasoiseen tallennushierarkiaan liittyviä ongelmia (muistikirjat ja pino). Merkintöjä on kuitenkin erittäin vaikea ylläpitää. Evernote-haku on uskomatonta, ja käyttämällä sen tarkennetun hakusyntaksin avulla voit seuloa tietokannan kautta tarkemmin. Evernote on kuitenkin syvyyksistään, kun kyse on edistyneemmälle laadulliselle tutkimukselle vaadittavasta hienostuneemmasta tietojen järjestämisestä ja visualisoinnista.

Minusta Devonthinkin haku on yhtä voimakas kuin Evernoten haku - ehkä jopa enemmän. Se ei vain etsi tiedostojesi ja asiakirjojesi sisältöä Evernote Premium -sovelluksen mukaisesti (mukaan lukien OCR: n teksti), mutta voit myös suorittaa tiedostoista paljon yksityiskohtaisempia hakuja Boolen operaattoreiden avulla. Lisäksi Devonthinkillä on parempi tuki tallennetuille hauille "älykkäillä ryhmillä", jotka noutavat automaattisesti asiaankuuluvat tiedostot tietyin perustein. Tämä toiminto on ihanteellinen tutkijoille, varsinkin kun kyse on lukemattomien asiakirjojen visualisoinnista ja analysoinnista. Käytän älykkäitä ryhmiä metsästämään tiettyjä avainsanoja ja lauseita, joten voin aina olla varma, että saan asiaankuuluvaa materiaalia indeksoidessani tai tuomalla uusia asiakirjoja.

Devonthinkin avulla voit luoda niin monta sisäkkäistä kansiota kuin haluat tunnisteiden ja älykkäiden ryhmien rinnalla luodaksesi erittäin henkilökohtaisen arkistointijärjestelmän. Devonthink antaa sinun merkitä asiakirjat myös lipuilla ja värillisillä tarroilla, jotta näet yhdellä silmäyksellä, onko jokin tietty asiakirja tärkeä vai tarvitseeko se toimia. Tämän tuloksena on, että Devonthink on erittäin skaalautuva ja käsittelee helposti useiden tuhansien asiakirjojen laajoja tietokantoja toimivuutta menettämättä. Se mahdollistaa myös tietojen huomattavasti paremman visualisoinnin, jolloin voit kiusata yhteyksiä ja miettiä niitä uusilla ja luovilla tavoilla (siis Devonthinkin "ajattele"). Devonthink on siten ihanteellinen tutkijoille, lakimiehille ja muille tietotyöntekijöille, jotka käsittelevät paljon tietoa ja tarvitsevat hienompaa hallintaa sen organisoinnista ja esittelystä.

Tekoäly - ei aivan Skynet, mutta silti tuskin hyvä

Devonthinkin tärkein myyntikohta, kuten edellä mainitsin, on "tekoälyn" käyttö asiakirjojen automaattiseen arkistointiin - toiminto, jota ei ole vielä täysin toistettu Evernotessa. Emme puhu vielä Skynetin tekoälyn tasoista, mutta Devonthink tekee melko hyvää työtä analysoidessasi dokumenttejasi niiden sisällön ja metatietojen perusteella ja ryhmittelemällä tai luokittelemalla ne automaattisesti. Joten voit lisätä tietyn historiallisen lähteen tietokantaan ja Devonthink selvittää, mihin ryhmään se kuuluu. Mahtavaa.

Saavutettavuus, tuonti ja vienti

Yksi Devonthinkin suurimmista vahvuuksista on, että tietokantoihisi lisäämäsi asiakirjat säilytetään alkuperäisessä muodossaan (esim. Docx, rtf, pdf) ja ovat pääsyä koko tiedostojärjestelmään. Hakemistohakemistot säilytetään alkuperäisissä paikoissa tiedostojärjestelmässäsi, mutta jopa Devonthinkin tietokantapaketissa olevat tuodut asiakirjat voidaan löytää ja etsiä Spotlightin avulla.

Devonthinkin edistynyt asiakirjojen käsittely tarkoittaa myös, että tuonti ja vienti on todella helppoa. Voit tuoda yksittäisiä tiedostoja tai kokonaisia ​​kansioita, ja kun vienti tapahtuu, on vain tapa vetää ne ulos Devonthinkistä tiedostojärjestelmäsi. Ja koska asiakirjat säilytetään alkuperäisessä muodossa, sinun ei tarvitse huolehtia niiden muuntamisesta.

Ei välitä jakaa

Tähän mennessä Devonthinkin etujen digitaaliseen tutkimukseen pitäisi olla selvää - mutta kaikilla sovelluksilla on heikkoutensa, ja Devonthinkillä on kohtuullinen osuus. Ensinnäkin käyttöliittymä on vähän vanhanaikainen ja kömpelö - jotain vuodelta 2006 eikä vuodesta 2016. Se ei ole millään tavoin hiottu kuin Evernote. Vaikka tämä ei vaikuta sen toiminnallisuuteen, jos välität estetiikasta ja aiot viettää paljon aikaa tietokantoihisi, se on jotain, jota kannattaa ajatella.

Toiseksi Devonthinkin jakamis- ja yhteistyöominaisuudet ovat myös melko perustiedot verrattuna Evernoteen. Vaikka Evernote tukee jaettuja muistikirjoja, Devonthink käyttää omaa ad hoc -verkkopalvelintaan jakaaksesi tietokannan ystävien ja kollegoiden kanssa paikallisen verkon kautta. Se ei ole ihanteellinen, ja toivon, että Devonthink sisältää ajan myötä edistyneempiä jakamisominaisuuksia, etenkin sellaisia, jotka ovat hyödyllisiä käyttäjille yritysympäristössä.

johtopäätös

Tämä viesti on ollut kiertoajelu Devonthinkin pääpiirteiden ympärille, joita on liian paljon mainitakseen yhdessä viestissä. Siellä on paljon edistyneempiä ominaisuuksia (kuten kopiot ja jäljennökset, RSS-syötteen tuki ja web-kirjanmerkit), jotka tekevät Devonthinkistä todella ihanteellisen digitaalisen tutkimuksen tekemiseen sen sijaan, että kerätään vain tutkimusmateriaalia. Devonthinkiä (ja erityisesti sen edistynyttä kantaa, Devonthink Pro Officea) käyttämällä voidaan ratkaista monet Evernoten käytännön puutteet, kuten sen rajoitettu organisointi ja tärkeiden asiakirjojen siiloaminen.

Seuraavassa postissani selitän, kuinka käytän kahta sovellusta toistensa rinnalla saadakseni parhaan mahdollisen molemmista maailmoista. Evernotella ja Devonthinkillä on samat ydinominaisuudet (kuten haku, indeksointi ja OCR), mutta edistyneiden ominaisuuksien ja toteutuksen erot tarkoittavat, että ne soveltuvat hieman erilaisiin tarkoituksiin. Asettamalla molemmat toimimaan mahdollisimman systemaattisesti, molempien sovellusten edut voidaan maksimoida ja niiden heikkoudet poistaa. Devonthink saattaa olla itsestään selvä koti tutkimusmateriaalilleni, mutta sen arvoisuuden vuoksi jatkan shakshuka-reseptien sijoittamista Evernoteen.

Seuraava viesti: Evernoten käyttäminen DEVONthinkin kanssa

Tämä artikkeli on alun perin julkaistu osoitteessa www.chrissirrs.com.